KWV De Kaag verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KWV De Kaag.
Wat zijn persoonsgegevens? Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd, telefoonnummer en e-mailadres. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou direct of indirect herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt KWV De Kaag persoonsgegevens?
KWV De Kaag verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• leden (lid, gezinslid, jeugdlid, aspirant lid) en vrijwilligers van de bij KWV De Kaag actieve Commissies.
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap van KWV De Kaag of ooit een lidmaatschap hebben gehad.
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (bijvoorbeeld Kaag Business Club)
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het secretariaat en financiële administratie van KWV De Kaag verwerken persoonsgegevens in
E-Captain, de administratieve applicatie van KWV De Kaag en de daaraan gerelateerde applicaties zoals het boot reserveringssysteem. Dit kunnen dus zowel het secretariaat, financiële administratie als leden betreffen. Zelf kun je dit ook, nadat je bent geregistreerd in het boot reserveringsysteem. Zo zal in geval van bijvoorbeeld het reserveren van een boot, de verantwoordelijke boots of commissielid, zorg moeten dragen voor de juiste registratie in E-Captain.
Waarvoor verwerkt KWV De Kaag persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van KWV De Kaag of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger. Als je eenmaal lid of relatie van KWV De Kaag bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden van de vereniging zoals bijvoorbeeld wedstrijden en evenementen van de vereniging of belangenvereniging zoals het Koninklijk Nederlands Watersport Verbond. Wil je niet benaderd worden door KWV De Kaag voor een bepaalde marketing/promotie uiting? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.
Verwerkt KWV De Kaag ook bijzondere persoonsgegevens? Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
KWV De Kaag controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.
Hoe gaat KWV De Kaag met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens? Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens.
Door in te loggen in op het afgeschermde gedeelte op de website van KWV De Kaag met de aan jou persoonlijk toegekende inlogcode en password, kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met KWV De Kaag terug vinden. Binnen het afgeschermde gedeelte kunnen leden elkaars telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken.
Het secretariaat kan je gegevens op jouw verzoek muteren. Binnen KWV De Kaag kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door het bestuur en geautoriseerde medewerkers van het secretariaat en financiële administratie die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen KWV De Kaag.
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauw verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een commissie, dan kan de ledenadministratie je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren.
KWV De Kaag kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen. Hoelang worden mijn gegevens bewaard? Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
